Powodzenie konferencji zależy od wielu składników. Czy osiągnie się zakładane rezultaty, zależy m.in. od tego które wybierzemy sale konferencyjne, jak ułożymy program oraz czy uczestnicy dokładnie przygotują się do tematu. Jeżeli poszukujesz sali szkoleniowej lub też konferencyjnej, zobacz wynajem sali szkoleniowej. Sala konferencyjny muszą być odpowiednio oświetlona i przewietrzana, aby uczestnicy nie zasypiali i byli aktywni. W wyposażeniu sali powinien znaleźć się projektor, trafna tablica (najodpowiedniej interaktywna). Program konferencji też ma obowiązek być dobrze ułożony, tak aby nie zmuszać uczestników do przesadnego wysiłku.
Powinny być przewidziane przerwy, w tym jedna dłuższa na ciepły posiłek. Najogromniejsze wymagania są bezsprzecznie w stosunku do uczestników zebrania, bo od nich zależy czy wskazane cele zostaną osiągnięte, np. czy dojdzie się do rozstrzygnięcia danego problemu. Uczestnicy wygłaszający referaty muszą się adekwatnie przygotować, prezentacje powinny być interesujące, zachęcające słuchaczy do zagłębienia się w danym zagadnieniu. Kilkudniowe konferencje są w stanie być przerywane przez zajęcia odprężające oraz integrujące robotników, np. paintball albo inne gry zespołowe.
W oprzyrządowanie sal konferencyjnych powinien wchodzić sprzęt audiowizualny oraz dostęp do Internetu. Ważną kwestią jest także oświetlenie sali tak, aby uczestnik mógł bez kłopotu coś przeczytać lub ewentualnie napisać. Podczas tych czynności nie ma obowiązek tworzyć się cień lub ewentualnie odblask. W sali powinna być też możliwość powieszenia jakiś tablic, wykresów. Przydadzą się także rzutniki. Ważną rzeczą są także gniazda elektryczne oraz telefoniczne. Współczesne sale posiadają klimatyzację.
